¿Cómo hacer que mi convocatoria de medios sea un éxito?
La comunicación de las empresas con sus clientes potenciales a la hora de transmitir mensajes con carácter puramente comercial, suele realizarse directamente a través de la contratación de publicidad, tanto en medios tradicionales como en soportes 2.0 que a día de hoy son la clave de la conexión entre la marca y el público final. Pero en algunos momentos, las marcas se encuentran con que tienen algo más que contar, un mensaje que puede convertirse en noticia, traspasando el objetivo de venta para informar de algo relevante, y ven en los medios de comunicación un gran aliado para poder difundirlo transmitiendo máxima credibilidad y alcanzando la mayor repercusión posible en forma de publicity. Generar comentarios positivos en los medios de comunicación no cuesta mucho y es más económico que la publicidad.
¿Cómo hacer que los medios vean en esa noticia o evento un mensaje de interés para su público? Aquí es donde entra en juego la habilidad creativa del departamento de comunicación de la empresa para que la convocatoria sea un éxito. Lo ideal es invitarles a un evento previo dedicado y estructurado únicamente para nuestros aliados los medios de comunicación, tanto en una rueda o conferencia de prensa, como herramientas de promoción.
No existe una receta mágica, ni una ecuación exacta para generar una buena convocatoria, sin embargo podemos respondernos a una serie de tips que nos ayudarán a conseguir una buena respuesta por parte de los periodistas:
1.- El efecto “Wow”
Los medios están saturados de noticias, reciben decenas de convocatorias e invitaciones al día y se ven obligados a descartar muchos temas por falta de recursos para cubrirlos. Para convencerlos de que nuestro evento es de interés periodístico y a su vez para el público en general y que deseen acudir, tenemos que ser capaces de captar su atención desde el primer momento, de conseguir ese efecto “wow” que les genere gran expectativa, que tengan la necesidad de ser testigos de eso tan interesante que le vamos a contar. Hagamos uso de la creatividad en el contenido y la forma, haciéndoles llegar una convocatoria original con un titular potente y por qué no un envío personalizado…un paquete dirigido al jefe de sección a modo de teaser en el que reciba una pieza clave con la que tenga que interactuar, un “clic” que le haga poner en su agenda tu evento. No olvidemos que el periodista es, ante todo una persona, y como tal si rompemos su rutina de una forma original puede generarle gran expectación ante lo que le estamos ofreciendo.
2- El momento ideal
La clave está en revisar siempre los calendarios oficiales para asegurarte de que la fecha que elijas no entre en conflicto con otros eventos importantes o de interés periodístico que podrían desviar la atención de tu evento a otro, y no lograr la cobertura de los medios en tu evento. Recuerda que ellos sólo se moverán hacia aquellos recintos donde haya una verdadera noticia para su público.
3- El mejor escenario para recibirles
Una vez se ha decidido hacer la convocatoria, hay que escoger el mejor escenario posible. Un lugar a ser posible céntrico, accesible, fácil de localizar…pero a la vez que sea diferente. ¿Por qué no dejar atrás esa fría sala de hotel para recibir a los periodistas en una cafetería chic del centro de la ciudad, un jardín o incluso una floristería? Démosles un motivo más para desear ir a nuestra rueda de prensa. Por supuesto, es fundamental acondicionar el lugar con todo tipo de comodidades para nuestros invitados, no dejando de lado las necesidades técnicas y de identidad corporativa que se requieren.
4- Llamar o no llamar, esa es la cuestión.
Esta cuestión en muchas ocasiones nos plantea un dilema a las empresas que nos dedicamos a la comunicación: ¿es buena idea dar un toque telefónico a los medios para comprobar si han recibido nuestra convocatoria? Hacer un seguimiento no sólo nos va a servir para tantear qué nos vamos a encontrar el día del evento, sino que también estrechamos la relación con los periodistas. Asegúrate de que tu convocatoria no pasa desapercibida.
5 – El guión
Sí, un guión del acto, donde conste quién lo presentará y el turno de palabras que seguirán los portavoces. Un documento que aclare las cuestiones de protocolo, es decir, quien se sienta en cada sitio y quien abre y cierra la convocatoria. Toda la información posible plasmada en papel que les ayude a seguir el evento en todo momento.
6 – El perfecto anfitrión
No hay que olvidar atender personalmente a los periodistas, prestarles la atención necesaria y dar la información que ellos necesiten. Muchas veces se elabora un dossier informativo, de esta forma nos evitarán tiempo y trabajo el mismo día del evento.
Nuestro responsable de comunicación debe estar al servicio de los periodistas estando dispuesto a facilitar cualquier cosa que puedan necesitar durante el evento: ya sea un dato, una entrevista, una aclaración al final del acto o bien la nota de prensa impresa. Aquí debe convertirse en el mejor relaciones públicas y también en la persona mejor informada para ser el punto de referencia ante cualquier pregunta que pueda suscitarse durante el evento.
7- Un buen titular
No olvidemos que el objetivo principal de convocar a los medios es “venderles” tu noticia, por eso, dales un titular atractivo, un mensaje lleno de información perfectamente elaborado, un mensaje que le resulte muy fácil de difundir.
El espacio en los medios es muy caro y generalmente hay mucha competitividad. Por ello, un titular adecuado aumenta las probabilidades de que el medio lo publique.
8.- Información en multiformato
A la convocatoria, vendrán radios, televisiones y prensa escrita y digital, o incluso algunos bloggers. Por lo tanto, el material que les podamos proporcionar deberá adaptarse a sus necesidades: tendremos que darles la nota de prensa impresa pero también podemos facilitar a las radios declaraciones en formato de audio o bien imágenes relacionadas con el tema, y, por qué no, grabar un vídeo con pequeñas entrevistas. Cuanto más formatos generemos más opciones de difusión podemos tener. Tendremos que hacer llegar todo este material a los medios que no hayan acudido a la cita pero que lo querrán publicar; siendo lo más eficaz enviarla por email para facilitar su recepción. Recuerda que la inmediatez es fundamental en el mundo de la información, por eso, no olvides enviar la nota de prensa inmediatamente después del acto, dales “información fresca”.
9.- ¡Presente!
El seguimiento de dónde se ha publicado o no tu mensaje es una labor importantísima a la hora de valorar los resultados de la convocatoria de medios. Por este motivo debemos llevar un listado de los medios que han asistido a nuestro evento, pasando lista a los periodistas (de forma discreta y amistosa). Suele ocurrir que algunos que habían confirmado acaban por no acudir y también al revés, que algunos que no habían dicho nada se presentan. De esta manera podremos preguntarles si se ha publicado o no la noticia, en caso de que no hayamos podido detectarlo por nosotros mismos. Nos permitirá también mantener la relación, que es muy importante de cara a futuras convocatorias.
10- “Es de buen nacido ser agradecido”
Una buena relación con los medios es crucial para cualquier marca. Si queremos fortalecerla, un detalle muy bien recibido es enviarles un mensaje personal de agradecimiento a los representantes de los medios que han cubierto la noticia tras el evento.
Tenemos que ser conscientes de que una buena convocatoria a los medios es nuestra puerta de entrada, por lo que si conseguimos cruzarla ya es un éxito.
